¿Se pueden generar reportes internos en los daycare de forma automática?

6 minutes to read

Los reportes internos son clave para los daycare, ya que garantizan control, organización y estabilidad.

Sin embargo, llevarlos a cabo resulta muy complicado cuando se hace a través de procesos manuales, caracterizados por ser lentos y propensos a errores.

Para que esto no suceda y, en cambio, optimices la administración interna del daycare, es importante que automatices la generación de los reportes internos.

Afortunadamente, gracias a la tecnología se pueden obtener de forma automática estos útiles informes y balances, que te permitirán conocer a fondo la realidad de tu guardería y, de ser necesario, tomar las decisiones correctas para mejorar el servicio y diferenciarte de la competencia.

En la actualidad, existen sistemas y aplicaciones que ayudan a hacer más efectiva la gestión de las guarderías a través de la recolección y el registro de información sobre diferentes áreas.

¡Bien! Ahora que sabes que sí se pueden obtener reportes internos de forma automática, debes conocer sobre cuáles aspectos del negocio se generan estos informes.

Precisamente, a continuación te mencionaremos 4 de estas áreas:

1. Asistencia

Lógicamente, cuando se trata de un daycare, el cuidado y seguimiento de los pequeños es la misión principal.

Por esa razón, es importante llevar un registro fiel de las asistencias, tomando en cuenta las horas de llegada y salida.

Cuando esta tarea se realiza manualmente y a través de elementos físicos (como formas en papel y libros de registro), el proceso es lento y eventualmente pueden extraviarse los archivos.

En cambio, a través de una solución tecnológica de calidad podrás registrar rápidamente la entrada y salida de los alumnos, y los datos se alojarán y clasificarán en el sistema.

Toda esa información la encontrarás en los reportes internos de la lista de alumnos, que podrás descargar en Excel o PDF para una fácil manipulación o impresión.

Además, los reportes sobre la asistencia te permitirán llevar un control de quiénes buscan a los pequeños, lo cual también es muy importante.

2. Cobranza

Desde el punto de vista financiero, implementar una solución tecnológica de calidad resulta una muy buena idea.

Esto se debe a que los reportes internos generados por esta clase de sistemas y aplicaciones también toman en cuenta el área de cobranzas.

Entre otras cosas, el software te permitirá visualizar la deuda total y la cantidad de alumnos, así como los representantes que tienen deudas con el daycare.

Sumado a esto, podrás observar al detalle los balances por alumno, lo cual te permitirá conocer los cargos pendientes que tengan.

Gracias a esta potencialidad, dejarás atrás los fallos en las tareas de cobranzas y su seguimiento que suelen ocurrir cuando se trabaja con procesos manuales.

También evitarás los problemas de inestabilidad financiera que puede traer la falta de control sobre las deudas y cuentas por cobrar.

3. Actividades

Como mencionamos anteriormente, los pequeños deben ser el foco de atención en la gestión de un daycare.

Por ese motivo, es necesario que cuentes con un sistema tecnológico que incluya las actividades de los alumnos en sus reportes internos.

Eso te servirá para seguir de cerca la operatividad de la guardería y el cumplimiento del programa educativo y de atención y cuidado.

Siestas, horas de baño, comidas y logros serán algunas de las actividades que podrás registrar cuando se estén llevando a cabo.

Además, si implementas un software de vanguardia, los padres podrán seguir prácticamente en tiempo real las actividades de sus pequeños, ya que les llegarán notificaciones conforme se vayan registrando. Y es que esta clase de herramientas tecnológicas incluye un portal para padres que le permitirá a tu daycare ofrecer uno de los mejores servicios del mercado.

Además de seguir de cerca las actividades de sus pequeños, los representantes podrán utilizar este portal para revisar sus estados de cuenta.

Incluso, tendrán la posibilidad de realizar pagos a través de la plataforma, de manera rápida y segura.

Esto se logra a través del sistema de seguridad encriptado que incluye un software de vanguardia, y que adicionalmente vigila el éxito de las transacciones.

Otro aspecto muy positivo del portal para padres es que permite recibir los avisos escolares de manera digital, dejando atrás el uso de volantes y papeles.

Esto se traduce en optimización del flujo de información y comunicación, reducción de gastos en insumos de papelería e impresión y contribución con el cuidado del medioambiente.

Sin duda, gracias al portal para padres es más sencillo ofrecer un servicio cálido y personalizado, pues ellos se sentirán incluidos en el cuidado y la formación de sus pequeños.

4. Maestros

Generar reportes internos de manera automática y por medio de una solución tecnológica de calidad te permitirá mejorar el control sobre los maestros.

Si realizas esta tarea de forma manual, es normal que exista desorganización y la información no sea lo suficientemente efectiva.

Pero a través de un sistema de gestión, contarás con un listado de maestros que te ayudará a evaluar su rendimiento y a controlar los aspectos relacionados con la nómina.

¡Listo! Estas son algunas de las áreas sobre las que obtendrás información valiosa gracias a los reportes internos.

Además, contar un una solución tecnológica con esta potencialidad reducirá de manera significativa el tiempo que sueles dedicar a la administración del daycare y así también podrás dedicarle tiempo de calidad a otras actividades, especialmente a las relacionadas con la familia y el esparcimiento.

Incluso, podrías aprovechar las horas libres para diseñar planes de expansión o mejoras de tu guardería.

Aunque el cambio de lo manual a lo tecnológico puede generar un poco de miedo, ya que para algunos emprendedores se trata de un mundo desconocido, este es un paso que se debe dar para optimizar el servicio y el funcionamiento general de tu negocio.

Además, el apoyo y el seguimiento de un buen proveedor de tecnologías te ayudará a dejar atrás el temor al cambio y a la modernidad.

¿Te pareció interesante esta lectura? Si tienes alguna inquietud sobre la implementación de sistemas tecnológicos para obtener reportes internos en la gestión de los daycare, ¡no dudes en escribirnos en la caja de comentarios!

También te puede interesar

Deja un comentario

-